Comunicación Oficial

Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado deben ser mesurados en su contenido, claros en las materias que tratan.

El Oficio      

Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de importancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes  de servicios, sección, departamentos, entre otros.

La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen tres tipos de Oficio:

ü  Ordinario: Ord.

ü  Reservado: Res.

ü  Secreto: Sec.

v  El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.

La estructura del oficio es la siguiente:

1.      Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.

2.      Clasificación y numero de orden

3.      Antecedentes (Ant.)

4.      Materias (Mat.): corresponde a una síntesis del contenidos

5.      Lugar y fecha de emisión

6.      Preposición “de”: indica la autoridad que emite el documento

7.      Preposición “a”: indica la autoridad a quien se dirige

8.      Contenido: está estructurado en párrafos enumerados que corresponde a cada idea redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia

9.      Frase de saludo o despedida

10.  Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan

11.  Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo en mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre

12.  Iniciales de responsabilidad

13.  Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.

Ejemplo de oficio: