Comunicación
Oficial
Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se
utilizan en las labores de los servicios del Estado y sus organismos
auxiliares. Por competer a la administración del Estado deben ser mesurados en
su contenido, claros en las materias que tratan.
El Oficio
Constituye la comunicación más importante tanto por su
gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir
normas o dar informaciones de importancia. Sirve para establecer relaciones
entre jefes de servicios, sección, departamentos,
entre otros.
La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y
breve. Existen tres tipos de Oficio:
ü
Ordinario: Ord.
ü
Reservado: Res.
ü
Secreto: Sec.
v
El oficio ordinario es el más
utilizado en la administración pública.
La estructura del oficio es la siguiente:
1.
Membrete: indica el ministerio,
repartición, servicio, departamento, entre otros.
2.
Clasificación y numero de orden
3.
Antecedentes (Ant.)
4.
Materias (Mat.): corresponde a una
síntesis del contenidos
5.
Lugar y fecha de emisión
6.
Preposición “de”: indica la
autoridad que emite el documento
7.
Preposición “a”: indica la
autoridad a quien se dirige
8.
Contenido: está estructurado en
párrafos enumerados que corresponde a cada idea redactada. Cada oficio debe
tratar una sola materia
9.
Frase de saludo o despedida
10. Inclusos
o adjuntos: detalla los datos que acompañan
11. Pie
de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo en mayúsculas)
profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre
12. Iniciales
de responsabilidad
13. Distribución:
indica la destinación del original y de cada una de las copias.
Ejemplo de oficio:
