Misiva de justificación
Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora NO se siente culpable por los errores expresados por el reclamante.
Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

ESQUEMA
A) Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
B) Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.
C) Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.
D) Expresiones amables que mejoren las relaciones

Ejemplo carta de  justificación:

Misiva de explicación
La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amagadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).

ESQUEMA:
A) Aceptación de la queja.
B) Explicación del error cometido.
C) Proposición de arreglo inmediato.
D) Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.


Ejemplo carta de explicación:

Correspondencia de ajuste

Las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que realizan entre sí, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones, con gran prejuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

Por esta razón, las reclamaciones, las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espíritu de equidad y moderación.


Misiva de reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que ésta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

ESQUEMA:
A) Referencia al pedido
B) Detalle de la recepción
C) Fundamento de la queja
D) Propuesta de arreglo


Ejemplo carta de reclamación

Carta de demanda
Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por las vías normales.
Es evidente que el envío a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda al cliente que significa el término de las relaciones comerciales.
Muchas empresas evitan de alguna forma, tener que recurrir a este tipo de correspondencia.

Esquema
A) Referencia a las cartas de cobranzas anteriores.
B) Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.
C) Comunicar envío de los antecedentes al Departamento Jurídico de la empresa para efectuar la cobranza judicial.

Ejemplo carta de demanda:

Cobranza Enérgica
Esta comunicación cierra el cielo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.

Esquema
A) Señalar a las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
B) Dejar constancia de la cortesía en NO dar respuestas a las cartas de cobro.

Ejemplo carta cobranza enérgica

Invocatoria de cobranza
Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta de invocatoria de cobranza.
Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad de cliente correcto y puntual en sus pagos.
Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.

Esquema
A) Denota sorpresa por la deuda impaga.
B) Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.
C) Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despacho de pedidos pendientes.

Ejemplo carta de invocatoria de cobranza

4.- CORRESPONDENCIA DE COBRANZA:

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.

En algunos casos, bastará con una simple y atenta carta de aviso, pero en otros casos, será imperioso el apremio enérgico.

 Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario enviar.

1.- aviso de vencimiento: se caracteriza por la sutileza del texto. Prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima. Normalmente, se confecciona en formularios.

Esquema aviso de vencimiento:

1.     Comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso por pagar

2.     Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.

Ejemplo carta de aviso de vencimiento: